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Como Emprendedor necesitas más Eficiencia. ¡He aquí algunos tips! – Parte II

miércoles, 20 de abril de 2016

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Antes de continuar, si no has leído el apartado anterior, te invito a revisarlo. Si ya lo leíste, sigamos con el tema.

Como Emprendedor necesitas más Eficiencia

Busca espacios y momentos para concentrarte
"Si un día me siento desmotivado o falto de energía para sumergirme en el trabajo y si la agenda me lo permite, me levanto de la mesa y busco un lugar donde pueda estar solo con mis pensamientos media hora o una hora. Con calma conecto de nuevo con mi motivación y con mi energía vital y entonces regreso enchufado al trabajo. No es bueno ir tirando y no es bueno estar bajo energía. Lo transmites a la organización. Que sí, que un emprendedor tiene que estar conectado y al 100%, pero somos humanos y nuestra mente es muy tramposa. Es fundamental repasar nuestra motivación de vez en cuando para que nuestra energía esté alta y podamos entregarla a nuestro equipo y nuestros clientes”, recomienda Carlos Alberto Pretel, CEO del Grupo Prilux Iluminación, una empresa de soluciones de iluminación profesional, comercial y doméstica.

Regla de los dos minutos
"Siempre tengo presente la famosa regla de los dos minutos: si me surge una tarea que sé que voy a ser capaz de resolverla en menos de dos minutos, la acometo de inmediato y no la pospongo, ya que tardo más tiempo en añadirla a la agenda, planificarla etc. que en hacerla en ese mismo momento”, señala Santiago Salas.

El padre de esta teoría es el consultor David Allen, autor de Haz que funcione (Alienta Editorial). Matiza que siempre que no sean tareas delegables, si es así, que se ocupe otro...

Acostúmbrate a trabajar con cronogramas de tareas
"Me gusta tener cronogramas de tareas para visualizar los posibles cuellos de botella de alguna persona que puedan retrasar a otros compañeros y anticiparme. Un ejemplo sería este: si tenemos que decidir las promociones de un determinado momento y se va a llevar a la web y después a campañas publicitarias, hasta que no estén aprobadas dichas promociones, nadie puede avanzar el trabajo, por eso tengo muchos dibujos en papel y en Google Docs con las tareas y su secuencia, las que van en paralelo, las que van una detrás de otra, etc. Todo esto es para tener visibilidad y anticiparme”, reconoce Manuel Arrufat, director de marketing de la Universidad Internacional de La Rioja (UNIR).

Tú decides cuándo respondes
“No responder a la inmediatez que exigen los demás, cuando el tema no es urgente. Este hábito lo adquirí tras leer el libro de Tim Ferriss La semana laboral de 4 horas (Editorial RBA). En la cuenta de correo que tengo asociada al blog, tengo un mensaje de respuesta automática en el que aviso de que, para equilibrar mi tiempo responderé en cuanto pueda y que si es realmente urgente, pueden llamar a mi oficina. La realidad es que recibo poquísimas llamadas en este sentido, así que la gente es bastante respetuosa cuando les pones un límite”, comenta Marta Romo, socia directora de la consultora Be-Up.

Lee los e-mails por la mañana, a primera hora, y por la noche
"Hemos aprendido a leer los correos electrónicos sólo dos veces al día para que no te estén interrumpiendo constantemente. Los leemos por la mañana a primera hora y por la noche”, coinciden Borja Martínez, Carmen Aguilar, Carlos Antonio Fernández y Teresa Tolsada, socios de la tienda online de productos para mascotas Animal Clan.


“Uno de los hábitos que primero adquirí fue leer únicamente el correo al principio y al final de la mañana. Leer otros nuevos suele introducir tareas a resolver evitando así que te centres en aquellas en las que estás trabajando”, señala también David Cremades.

Evita que te pongan en copia
“Es importante reducir el tiempo que se dedica a leer correos y el número de los e-mails. No me gusta que me pongan en copia. Prefiero que se resuma en el cuerpo del asunto lo más importante. Esto me ha supuesto tener que explicarlo al equipo, pero funciona”, apunta Pilar Jericó, socia de Be-Up.

Habitúate a escribir tus ideas primero a mano...
“Cada vez estoy más convencido de que escribir y/o pensar delante del ordenador está sobrevalorado. Siempre que tengo una idea, empiezo a escribirla a mano. Esto me ayuda a asentar las ideas, a pensar en voz alta pero plasmándolo, de forma que cuando acabo de escribir vuelvo a releer lo escrito. No te puedes hacer una idea lo que puede evolucionar un pensamiento cuando lo escribes a mano. Ausentarte en la escritura, tener que escribirlo, te hace que estés pensando continuamente en ese algo. A la vez que escribes estás pensando que es lo próximo que vas a escribir”, dice Joaquín Juberías, cofundador de Selecta Home, una plataforma para contratar a arquitectos en concursos privados.

... y, luego, a mezclarlas
“Tomo notas a todas horas, en dispositivos móviles, y los tengo llenos. Luego las voy administrando en cuentas de correo según para lo que van destinadas y las paso a post-its de colores. Éstos, según el área de la empresa a la que se focalizan, están todos colgados en un tablero de corcho de 3x2 metros que tenemos en el estudio, y además deben de estar desordenados. De esta forma, cuando te fijas en un post-it para desarrollarlo, siempre tienes en su órbita ideas de otros temas que pueden a llegar a crear sinergias con otros que, a priori, tu mente no les había dado enlace de unión”, comenta Juberías.

Distingue grados de urgencia
"Me divido las tareas en tres: las que me van a llevar bastante tiempo, las que hace tiempo que están pendientes y las que puedo hacer para despejar la mente. Las cortas o menores de 5-10 minutos simplemente las hago y ni las apunto, porque si no, tardo más tiempo en apuntarlas en mi gestor de tareas que hacerlas”, propone César Mariel. Este emprendedor utiliza RedBooth, la herramienta más popular de gestión de tareas junto con Workflowy y Evernote.

“Las de bastante tiempo las hago normalmente a horas en las que sé seguro que nadie me va a molestar a las 7 de la mañana o a las 11 de la noche, cuando tengo todos los peques durmiendo y los clientes no llaman al teléfono. No se trata de trabajar más horas, sino de que sean más productivas las que trabajo”, desgrana.

Activa el modo “No Molestar”
"Para que mi móvil no me moleste, lo que hago es siempre tenerlo activado en modo ‘No Molestar’ para que ni e-mails ni llamadas me interrumpan. Prefiero devolver llamadas a coger las llamadas porque no tengo el control de esa llamada y me puede romper la tarea que estoy realizando”, apunta Mariel.

“El hábito que adquirí más recientemente, y que me costó más, fue el de parar de abrir el e-mail, móvil y Whatsapp en distintos momentos del día, para gestionar los mensajes y llamadas después. Los minutos me cunden más...”, reconoce el emprendedor Carles Argemí.

“Afila” tu herramienta de trabajo
"Al igual que un carpintero afila sus herramientas, en mi caso mi herramienta principal es mi portátil, por lo que nunca dejo de mejorar todo aquello que me permita ser más eficiente con él. Para ello utilizo herramientas de GTD, software, add-ons, configuraciones, atajos de teclado etc. Es increíble el número de pequeñas acciones que realizamos a diario cientos de veces con un ordenador y que podríamos hacer tres o cuatro veces más rápido de otro modo”, plantea Santiago Salas, en un guiño al libro Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva (Paidós), de Stephen Covey. El autor hablaba también de “afilar”, pero se refería a un equilibrio emocional y social.


Continúa...



Fuente de Referencias:
- http://www.emprendedores.es/
- http://dle.rae.es/                (Diccionario de la Lengua Española - Edición del Tricentenario)

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